Politique anti-corruption
1. INTRODUCTION
1.1 Cette politique anti-corruption (« Politique ») définit les principes qui s’appliquent au Groupe Advanced Markets (« Advanced Markets Group », « nous », « notre » ou « nos ») conformément à toutes les lois relatives à la prévention de la corruption dans chaque juridiction dans laquelle nous opérons. Nous adoptons une approche de tolérance zéro à l’égard des pots-de-vin et de la corruption et nous nous engageons à mener nos activités de manière honnête et éthique, à agir avec professionnalisme, honnêteté et intégrité dans toutes nos transactions et relations commerciales, quel que soit l’endroit où nous opérons, et à mettre en œuvre et appliquer des systèmes efficaces pour prévenir les pots-de-vin et la corruption.
1.2 L’objectif de cette politique est de définir nos responsabilités, ainsi que celles des personnes qui travaillent pour nous, afin de respecter et de faire respecter notre position en matière de pots-de-vin et de corruption, et de fournir des informations et des conseils sur la manière d’identifier et de traiter les problèmes de pots-de-vin et de corruption.
1.3 Le fait d’offrir, de promettre, de donner, de demander ou d’accepter un pot-de-vin constitue une infraction pénale et, en tant qu’employeur, le fait de ne pas prévenir la corruption peut entraîner de graves sanctions et porter atteinte à notre réputation. C’est pourquoi nous prenons nos responsabilités légales très au sérieux.
1.4 Aux fins de la présente politique, on entend par « tiers » tout individu ou organisation, y compris les clients réels et potentiels, les fournisseurs, les distributeurs, les contacts commerciaux, les agents, les consultants et les organismes gouvernementaux et publics, y compris leurs conseillers, représentants et employés, les politiciens et les partis politiques.
2. PORTÉE DE CETTE POLITIQUE
2.1 Cette politique s’applique à toutes les personnes travaillant pour nous ou en notre nom, à quelque titre que ce soit, y compris les employés de tous niveaux, les directeurs, les responsables, le personnel d’agence, les travailleurs détachés, les bénévoles, les stagiaires, les agents, les contractants, les consultants externes, les représentants de tiers et les partenaires commerciaux, les sponsors ou autres personnes associées à nous, où qu’ils se trouvent.
2.2 Les conseils d’administration de toutes les sociétés du Groupe Advanced Markets ont la responsabilité générale de s’assurer que cette politique répond à nos obligations légales et éthiques et qu’elle est respectée par toutes les personnes sous notre contrôle. Ils ont la responsabilité première de mettre en œuvre cette politique, de surveiller son application et son efficacité, de traiter toute question s’y rapportant et de s’assurer que les systèmes et procédures de contrôle interne sont efficaces pour prévenir la corruption.
2.3 Les cadres supérieurs sont chargés de veiller à ce que les personnes qui leur font rapport comprennent et respectent la présente politique et reçoivent une formation suffisante et fréquente à ce sujet.
3. POTS-DE-VIN ET CORRUPTION
3.1 La corruption est le fait d’offrir, de promettre, de donner ou d’accepter un avantage financier ou autre pour inciter ou récompenser le bénéficiaire ou toute autre personne à agir de manière inappropriée dans l’exercice de ses fonctions ou lorsque le bénéficiaire agirait de manière inappropriée en acceptant l’avantage. Un avantage comprend l’argent, les cadeaux, les prêts, les frais, l’hospitalité, les services, les réductions, l’attribution d’un contrat ou toute autre chose de valeur.
3.2 Une personne agit de manière inappropriée lorsqu’elle agit de manière illégale, non éthique ou contraire aux attentes de bonne foi ou d’équité, ou lorsqu’elle abuse d’une position de confiance. Les actes répréhensibles peuvent avoir trait à des activités commerciales ou professionnelles, à des fonctions publiques, à des actions en matière d’emploi ou à d’autres activités de toute nature menées par une organisation ou en son nom.
3.3 La corruption est l’abus d’une position de confiance ou de pouvoir à des fins privées.
4. DRAPEAUX ROUGES POTENTIELS
Vous trouverez ci-dessous une liste de signaux d’alarme potentiels qui peuvent survenir dans le cadre du travail des personnes travaillant pour nous et qui peuvent susciter des inquiétudes en vertu de diverses lois anti-corruption. La liste n’est pas exhaustive et n’est donnée qu’à titre d’exemple. Si des personnes rencontrent l’un de ces signaux d’alarme dans le cadre de leur travail pour nous, elles doivent en informer immédiatement leur supérieur :
- prendre connaissance du fait qu’un tiers se livre ou a été accusé de se livrer à des pratiques commerciales abusives ;
- avoir connaissance du fait que le tiers a la réputation de payer des pots-de-vin ou de solliciter des pots-de-vin, ou la réputation d’avoir des « relations spéciales » avec des fonctionnaires étrangers ;
- le tiers insiste pour recevoir une commission ou un paiement avant de s’engager à signer un contrat avec nous ou à exécuter une fonction ou une procédure gouvernementale pour nous
- le tiers exige un paiement en espèces et/ou refuse de signer un accord formel de commission ou d’honoraires ou de fournir une facture ou un reçu
- le tiers demande que le paiement soit effectué dans un pays ou un lieu géographique autre que le pays dans lequel le tiers réside ou fait des affaires ;
- le tiers demande un paiement supplémentaire inattendu ou des frais pour « faciliter » le service.
- le tiers demande des divertissements ou des cadeaux somptueux avant le début ou la poursuite des négociations du contrat ou de la prestation de services ;
- une tierce partie demande un paiement pour avoir « négligé » des violations légales potentielles ;
- un tiers nous demande de fournir un emploi ou un autre avantage à un ami ou à un parent ;
- nous recevons une facture d’un tiers qui semble être non standard ou personnalisée ;
- la tierce partie insiste pour utiliser des lettres latérales ou refuse de mettre les conditions convenues par écrit
- si nous constatons que nous avons été facturés pour des frais ou une commission qui semblent élevés par rapport au service déclaré fourni ;
- un tiers demande ou exige l’utilisation d’un agent, d’un courtier, d’un consultant, d’un distributeur ou d’un fournisseur que nous n’utilisons pas normalement ou avec lequel nous ne sommes pas familiers ; ou
- si le tiers nous offre un cadeau ou une hospitalité généreuse et inhabituelle.
5. PROHIBITIONS
5.1 Il est inacceptable que les personnes qui travaillent pour nous (ou en notre nom) travaillent pour nous :
- donner, promettre ou offrir un paiement, un cadeau ou une hospitalité dans l’attente ou l’espoir de recevoir un avantage commercial, ou de récompenser un avantage commercial déjà donné ;
- donner ou accepter des cadeaux ou des marques d’hospitalité pendant une négociation commerciale ou un processus d’appel d’offres si cela peut être interprété comme une intention ou une opportunité d’influencer le résultat ;
- accepter de la part d’un tiers un paiement, un cadeau ou une hospitalité dont on sait ou dont on soupçonne qu’ils sont offerts dans l’espoir qu’ils leur procureront, à eux ou à une autre personne, un avantage commercial en retour ;
- accepter l’hospitalité d’un tiers qui est indûment somptueuse ou extravagante dans les circonstances.
- offrir ou accepter un cadeau à ou de la part d’un fonctionnaire ou d’un représentant du gouvernement, d’un politicien ou d’un parti politique sans l’approbation préalable de votre patron ;
- menacer ou exercer des représailles à l’encontre d’une autre personne qui a refusé de commettre un délit de corruption ou qui a fait part de ses préoccupations en vertu de la présente politique
- s’engager dans toute autre activité susceptible d’entraîner une violation de la présente politique.
5.2 Nous ne sommes pas et ne serons pas en mesure d’accepter des paiements intermédiaires. Les paiements de facilitation sont généralement de petits paiements non officiels effectués pour garantir ou accélérer une action de routine ou nécessaire (par exemple, par un fonctionnaire) ou des paiements effectués en échange d’une faveur ou d’un avantage commercial.
5.3 Vous devez éviter toute activité qui pourrait conduire à ce qu’un paiement intermédiaire soit effectué ou reçu par nous ou en notre nom, ou qui pourrait suggérer qu’un tel paiement sera effectué ou reçu. Lorsque des personnes travaillant pour nous sont invitées à effectuer un paiement en notre nom, elles doivent toujours prendre soin de réfléchir à la raison du paiement et au caractère raisonnable du montant demandé pour les biens ou services fournis. Ils doivent toujours demander un reçu indiquant la raison du paiement. S’ils ont des soupçons, des préoccupations ou des questions concernant le paiement, ils doivent en parler à un membre de la direction.
5.4 Il est interdit aux personnes qui travaillent pour nous d’accepter des cadeaux de la part de tiers ou de leur en donner, excepté si le cadeau
- n’est pas donné dans le but d’influencer le tiers pour qu’il obtienne ou conserve des affaires ou un avantage commercial, ou pour récompenser l’obtention ou la conservation d’affaires ou d’un avantage commercial, ou en échange exprès ou implicite de faveurs ou d’avantages ;
- est approprié dans les circonstances, compte tenu de la raison du don, de son moment et de sa valeur ;
- est donné ouvertement et non secrètement ; et
- est conforme à la législation locale applicable.
Les cadeaux promotionnels de moindre valeur, tels que les articles de papeterie de marque destinés à des clients, fournisseurs et partenaires commerciaux existants ou provenant de ceux-ci, sont généralement acceptables. En outre, le fait de rembourser un tiers ou d’accepter une offre de remboursement de nos dépenses (par exemple, le coût de la participation à une réunion d’affaires) ne constitue normalement pas un pot-de-vin.
5.5 Nous reconnaissons que la pratique varie entre les pays et les régions et que ce qui est coutumier et acceptable dans une région peut ne pas l’être dans une autre. Le test à appliquer est de savoir si, dans toutes les circonstances, le cadeau, l’hospitalité ou le paiement est raisonnable et justifiable. Il faut toujours tenir compte de l’objectif pour lequel il a été donné.
6. DONS
6.1 Nous ne finançons pas les partis politiques pour infléchir une décision ou pour obtenir un avantage commercial.
6.2 Nous n’octroyons que des dons caritatifs qui sont légaux et éthiques, conformément aux lois et pratiques locales. Il est impossible d’offrir ou de faire un don sans l’approbation préalable du conseil d’administration.
7. SIGNALER LES CAS DE POTS-DE-VIN ET DE CORRUPTION
7.1 La prévention, la détection et le signalement des pots-de-vin et autres formes de corruption relèvent de la responsabilité de toute personne qui travaille pour nous ou qui est sous notre contrôle. Ils ont le devoir d’éviter toute activité qui pourrait entraîner ou suggérer une violation de cette politique.
7.2 Les personnes qui travaillent pour nous sont tenues d’informer leur supérieur hiérarchique dans les plus brefs délais si elles pensent ou soupçonnent qu’une violation de la présente politique s’est produite ou pourrait se produire à l’avenir. Par exemple, si un client ou un client potentiel nous offre quelque chose pour obtenir un avantage commercial avec nous ou suggère qu’un cadeau ou un paiement est nécessaire pour garantir son activité.
7.3 Nous encourageons les personnes qui travaillent pour nous ou qui sont sous notre contrôle à faire part de toute préoccupation ou de tout soupçon de corruption dès que possible.
7.4 Si une personne se voit offrir ou demander un pot-de-vin, ou si elle croit ou soupçonne qu’un pot-de-vin, une corruption ou une autre violation de cette politique a eu lieu ou peut avoir lieu, elle doit en informer son supérieur hiérarchique dès que possible. S’ils ne sont pas sûrs qu’un acte particulier constitue un pot-de-vin ou une corruption, ils doivent le signaler à leur supérieur hiérarchique.
7.5 Les personnes qui refusent d’accepter ou d’offrir un pot-de-vin, ou qui font part de leurs préoccupations ou signalent les actes répréhensibles d’une autre personne, sont parfois préoccupées par les conséquences potentielles. Nous souhaitons encourager l’ouverture et nous soutiendrons toute personne qui soulève de bonne foi de véritables préoccupations dans le cadre de cette politique, même si elles s’avèrent erronées. Nous nous engageons à faire en sorte que personne ne soit lésé pour avoir refusé de participer à des actes de corruption ou pour avoir signalé de bonne foi ses soupçons de corruption réelle ou potentielle ou d’autres infractions de corruption qui ont eu lieu ou pourraient avoir lieu à l’avenir. Le traitement préjudiciable comprend le licenciement, les mesures disciplinaires, les menaces ou tout autre traitement défavorable lié à la déclaration de soupçons.
8. FORMATION ET COMMUNICATION
8.1 La formation consacrée à cette politique est intégrée au processus d’initiation de toutes les personnes travaillant pour nous et des formations régulières seront dispensées selon les besoins.
8.2 La tolérance zéro à l’égard des pots-de-vin et de la corruption doit être communiquée à tous les fournisseurs, entrepreneurs et partenaires commerciaux dès le début de notre relation commerciale avec eux et, le cas échéant, par la suite.
9. TENUE DES REGISTRES
9.1 Il nous incombe de tenir des registres financiers et d’établir des contrôles internes adéquats afin de démontrer l’existence d’une raison commerciale justifiant les paiements effectués à des tiers.
9.2 Toutes les marques d’hospitalité ou tous les cadeaux offerts ou reçus doivent être déclarés et faire l’objet d’un enregistrement écrit, qui sera soumis à l’examen de la direction.
9.3 Tous les comptes, factures et autres documents relatifs aux relations avec les tiers, y compris les fournisseurs et les clients, doivent être préparés avec une exactitude et une exhaustivité strictes. Les comptes ne doivent pas être tenus « hors livres » pour faciliter ou dissimuler des paiements irréguliers.
10. INFRACTIONS À LA PRÉSENTE POLITIQUE
10.1 Toute infraction à la présente politique fera l’objet d’une action disciplinaire pouvant aboutir à un licenciement pour faute ou faute grave.
10.2 Nous pouvons résilier notre relation avec d’autres personnes et organisations travaillant pour notre compte si elles enfreignent cette politique.